Mise à part le fait qu'il/elle soit le bras droit du chef de Petite et Moyenne Entreprise (PME), l'assistant (e) de gestion a bien d'autres occupations, notamment sa fonction d'assistant(e) mais également la fonction de commercial et de comptable. Pour assurer pleinement son rôle, il/elle doit être polyvalent, avoir le sens de l'organisation et le sens du relationnel.
Assistante de gestion : de quoi s’agit-il ?
Au sens large, les tâches de "production" sont celles qui prennent le plus de temps et d'énergie au chef d'entreprise dans une PME. C'est donc dans ce contexte qu'il a besoin d'un collaborateur de confiance de premier plan et l'assistant(e) de gestion doit être cette personne. Dans la plupart des cas, les domaines d'exercice de l'assistant sont les PMI, les TPE et les PME des secteurs du BTP, de la de communication, de la finance et de services.
La polyvalence de l'assistant lui permettra d'aisément prendre en charge une panoplie de tâches qui varient de l'organisation à la communication en passant par la comptabilité et la gestion du personnel, sans oublier l'action commercial, l'assistance juridique, le côté finance et également la fiscalité. En fait, l'assistant de gestion idéal est celui qui sait tout fait. Également appelé Assistant Manager ou office manager, il est considéré comme un "super assistant" pouvant seconder le chef aussi bien sur ses missions d'assistanat classiques que sur les travaux de gestion ou d'expertise plus prononcés.
Ses missions et responsabilités seront nombreuses et différentes en fonction de son employeur.
Le but de l'assistant de gestion PME/PMI est également de s'assurer que l'information circule bien tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la structure où il travaille. Il saura donc promptement s'occuper de la gestion du courrier ; l'accueil physique et au niveau du téléphone ; la gestion des rendez-vous accompagnée de la documentation, des fichiers clients, des différentes promotions se rapportant aux produits et services de l'entreprise.
Il s'occupe, sous la supervision du chef d'entreprise, de l'organisation du rythme d'activité en gérant efficacement le temps, les réunions, les voyages et déplacements. En tant qu'assistant de gestion, il doit pouvoir assurer la gestion administrative du personnel grâce à la mise à jour des dossiers du personnel, au suivi des absences et congés, à la législation du travail et bien d'autres choses.
C'est une personne capable aussi de rendre effectif le suivi des relations avec les clients, les services fiscaux, les fournisseurs, les organismes sociaux et les banques.
Il peut arriver que cette collaboration amène l'assistant à s'occuper de la gestion des opérations courantes en rapport avec la trésorerie de l'entreprise, il pourrait également superviser les opérations d'approvisionnement et de livraison. Les tâches liées au job d'assistant peuvent l'orienter vers le commercial, il aidera de ce fait à l'élaboration et à la mise en place des actions marketing et commerciales que mène l'entreprise. Il s’agir entre autres des enquêtes clients, l’analyse de la concurrence, des études de marché et des présentations internes.
Être un assistant de gestion exige des qualités polyvalentes, il doit notamment maitriser l'écrit et les outils informatiques et bien comprendre l'anglais. Il doit être autonome et organisé, savoir travailler sous pression, être très sociable puisque son travail est avant tout axé sur la coordination et la capacité à prendre de bonnes initiatives.
Quelles sont les formations pour devenir Assistant(e) de gestion PME/PMI ?
Ce côté dépend du périmètre de fonction et de responsabilités de l'Office manager, on pourrait exiger un niveau bac+2 ou bac+3/bac+5. Sachant que l'expérience tient une part non anodine, voici quelques exemples de formations pouvant être utiles pour accéder au métier d'assistante de gestion.
Niveau bac+5
· Avoir suivi une formation dans une école de commerce
- Avoir un master pro management
Niveau bac+3
· Avoir une licence pro en rapport aux métiers de la gestion des ressources humaines,
· Avoir une licence pro en rapport aux métiers de la gestion et de la comptabilité,
· Avoir une licence pro en rapport à la gestion des achats et des approvisionnements,
Niveau bac+2
· Avoir un BTS en gestion de la PME/gestion assistant de gestion PME/PMI,
· Avoir BTS CGO en comptabilité et gestion des organisations,
· Avoir un BTS en support à l'action managériale/assistant de manager,
· Avoir un BTS MCO en management commercial opérationnel/ MUC,
· Avoir un BTS NDRC en négociation et digitalisation de la relation client/NRC en négociation et relation client,
· Avoir un BTS CI en commerce international à référentiel européen,
· Avoir un DUT GACO en gestion administrative et commerciale,
· Avoir un DUT GEA en gestion des entreprises et des administrations; gestion comptable et financière,
- Avoir DUT CJ avec une carrière judiciaire.
Quel salaire pour un assistant de gestion ?
Selon la structure, un Office Manager qui débute dispose d'un salaire brut entre 26000 et 32000 euros. Lorsque l'Office Manger dispose d'une certaine expérience et travaille au sein d'une entreprise internationale, son salaire peut monter jusqu'à 50000 euros.
Quelle évolution de carrière pour un assistant de gestion ?
Au sein de la même entreprise, l'assistant peut gravir les échelons. Il peut aspirer à un poste de responsable des services généraux ou au poste de responsable administrative d'une entreprise un peu plus influente s'il a une expérience et une bonne capacité de gestion.
Il a également la possibilité d'opter pour une spécialité, il peut s'agir de l'immobilier, de l'import-export, de la culture, du tourisme, etc.