De nombreuses professions offrent la possibilité de travailler de manière indépendante. Ainsi, certaines personnes ont aujourd'hui la possibilité de travailler tout en étant chez elles. Plus surprenant encore, c'est que ce privilège est aujourd'hui accordé aux personnes exerçant en tant que secrétaire. Alors, si vous avez envie d'exercer comme secrétaire, sans être subordonnée à quiconque, c'est bien possible. Tant que vous avez le profil nécessaire, vous pouvez vous lancer dans le métier.
Une secrétaire indépendante : qu'est-ce que c'est ?
Comme son nom l'indique, une secrétaire indépendante est une personne exerçant en tant que secrétaire, mais à son propre compte. En conséquence, elle n'est subordonnée à quiconque. Elle fixe ses propres horaires, suivant sa disponibilité. En d'autres termes, elle n’a pas le statut d'employée, comme la plupart des secrétaires. Les personnes pour lesquelles elle travaille sont ses clients. En conséquence, comme tout micro-entrepreneur, ses rémunérations dépendent de son nombre de clients. Le moins qu'on puisse dire c'est que cela comporte maints avantages.
Quelles compétences donnent accès au métier de secrétaire indépendante ?
Pour recruter une secrétaire indépendante, les entreprises recherchent des personnes ayant au minimum un BTS, voire plus. Néanmoins, bien au-delà des diplômes, il y a également le niveau d’expérience qui joue un rôle primordial. En effet, les diplômes, quels que soient leurs nombres, ne justifient pas que leur titulaire soit expérimenté.
Toutefois, peuvent exercer comme secrétaires indépendant(e)s les personnes ayant au minimum un Bac professionnel dans les filières à savoir :
- Gestion/administration,
- Technologie STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
Outre le Bac, il y a surtout les titulaires d’un BTS (Bac + 2) dans les filières suivantes :
- Un BTS en gestion de la PME (BTS GPME),
- Un BTS en commerce international (BTS CI),
- Un BTS en support à l’action managériale (BTS SAM),
- Un BTS en management commercial opérationnel (BTS MCO),
- Un BTS en gestion comptable (BTS CG),
- Un BTS en assistance technique d’ingénieur (BTS ATI),
- Un DUT en gestion administrative et commerciale (DUT GACO),
- Un DUT en gestion des entreprises et des administrations (DUT GEA)
Les personnes plus diplômées ont également la possibilité d’exercer la profession. Que ces dernières soient titulaires de masters (langues, droit, sciences économiques, AES), complétées par une formation en secrétariat, elles seront parfaites pour l’exercice du métier.
Quelles tâches peut-on confier à une secrétaire indépendante ?
Dans le cadre de la gestion administrative d'une entreprise classique, une secrétaire indépendante peut intervenir à plusieurs égards. En effet, au même titre qu'une secrétaire classique, ses missions consistent à prendre en charge les tâches administratives simples. Ces dernières se résument entre autres en l'ouverture du courrier, classement de documents, les travaux de saisie, à des tâches administratives classiques comme la gestion des achats, etc. Une secrétaire indépendante s'occupe également de la facturation et parfois du recouvrement de créances. Ses tâches peuvent parfois aller jusqu'à la gestion comptable ou encore à l'accompagnement dans la gestion des ressources humaines. En effet, quelques employeurs confient à leurs secrétaires le rôle d’une véritable assistante polyvalente. Néanmoins, la rémunération d'une secrétaire équivaut au rôle endossé par cette dernière au sein d'une entreprise.
Comment déterminer la rémunération d'une secrétaire indépendante ?
La rémunération d'une secrétaire indépendante est définie en fonction de plusieurs critères. Le premier critère d'évaluation étant le taux horaire qu'elle consacre à sa fonction. En effet, l'on estime que plus un travail est difficile, plus on y consacre du temps. En conséquence, la rémunération est évaluée en fonction des difficultés du travail et donc du temps qui y est consacré. Tandis que cette dernière devra assurer au moins 30 heures de prestation par semaine pour accumuler le SMIC. Cela est l’équivalent d’une dizaine de clients, à raison de 3 heures de prestations administratives externalisées par semaine, par client. Néanmoins, faut-il encore que cette dernière soit en mesure de trouver autant de clients.
Quels sont les tarifs d'une secrétaire indépendante ?
Les prestations administratives externalisées des secrétaires travaillant à distance coûtent moyenne de 20€ de l’heure. Néanmoins, le coût varie en fonction du niveau d'expérience. En conséquence, plus une secrétaire indépendante est expérimentée, plus ses services sont coûteux.
Cependant, les services du Réseau Aadprox sont plus coûteux que ceux de la moyenne. Leur tarif est d'environ 40€ de l’heure. En revanche, il garantit la qualité de la prestation administrative au chef d’entreprise en l'échange d'une rémunération décente.
Comment lancer son activité de secrétaire indépendante ?
Les étapes pour s'installer en tant que secrétaire indépendante sont multiples. D'abord, il faut commencer par choisir une implantation. Ensuite, vous devez vous soucier du financement et penser à votre statut juridique. Ce n'est qu'après tout cela que vous pourrez définir votre plan d’action commerciale.
Le choix d'une implantation nécessite que vous fassiez au préalable une étude du marché. Vous devez choisir votre implantation en tenant compte de la concurrence. En effet, il faut que vous implantiez votre entreprise dans un lieu où la concurrence ne pourra vous importuner. Ainsi, vos chances d’avoir de la clientèle se verront augmenter.
Ensuite, il vous faut élaborer un business plan. C'est ce plan d'affaires qui vous permettra en premier d'évaluer le budget nécessaire au démarrage de votre entreprise. Mais en plus, il vous facilitera l'accès aux sources de financement.
Le choix d'un statut juridique est aussi important dans le processus de création de n'importe quelle entreprise. Il s'agit d'une règle fixée par la loi. Ce n'est donc pas un cabinet de secrétaire indépendante qui va y déroger.
Par ailleurs, pour mieux développer votre activité, il vous faut une feuille de route. C'est ce qui vous permettra de trouver de la clientèle et réaliser un chiffre d'affaires.
Aussi, vous devez fixer vos tarifs avant le démarrage de votre activité.
Quel est le statut juridique d'une secrétaire indépendante ?
Les secrétaires indépendantes pour la plupart adoptent le même statut que celui des micro-entrepreneurs. En effet, la procédure d'obtention d'un tel statut est d'une extrême simplicité. En plus, cela est moins coûteux. Tout ce qu'il faut faire, c'est vous rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprises). Ensuite, vous n'aurez qu'à faire le remplissage du formulaire en ligne. Vous pouvez choisir entre le statut de micro-entrepreneur ou opter pour d'autres options. Néanmoins, la première est celle pour laquelle opte la majorité des secrétaires externalisées.
Outre la micro-entreprise, d’autres possibilités s'offrent à vous telles que la création d’une Entreprise Individuelle ou d’une société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA).
Cependant, que vous choisissiez l'une ou l'autre des formes, sachez que chacune présente des avantages, mais aussi des inconvénients.
Comment trouver de la clientèle en étant secrétaire indépendante ?
Comme vous devez vous en douter, il n'est pas toujours aisé pour une secrétaire freelance de trouver de la clientèle. En effet, les dirigeants d'entreprises sont parfois réticents à l'idée de sous-traiter leur gestion administrative. Et cela tient à multiples facteurs. Le plus essentiel étant la difficulté de faire confiance à un tiers.
Dans ce genre de métier, le climat de confiance se construit progressivement. Cela étant, il est assez difficile de faire confiance à la première venue. D'autant plus que les secrétaires qui travaillent à temps plein travaillent pendant un certain moment avant l'établissement d'une relation de confiance. Toutefois, il y a aussi l'allure de la personne concernée, qui joue un rôle prépondérant.
Par ailleurs, la confidentialité est le mot maître de ce genre de métier. Ce dernier aspect est essentiellement justifié par vos références et les avis affichés à votre égard.
Pour la prospection, vous disposez de nombreux moyens. Il y a d'abord la bonne vieille méthode de bouche à oreille qui prouve encore son efficacité. Outre cette dernière, vous pouvez opter pour une prospection directe ou en vous servant d'outils du web. À défaut, vous pouvez opter pour le porte-à-porte ou des réseaux de professionnels.
Néanmoins, quel que soit le moyen de prospection choisi, vous devez maîtriser votre présentation commerciale. Il faut aussi que vous soyez douée dans la prestation de vos services. Par ailleurs, vous devez avoir un bon argumentaire de vente.
Si vous estimez que vous n'êtes pas assez douée pour y parvenir, le Réseau Aadprox se propose pour vous accompagner sur ces aspects. À cet effet, il vous propose une formation commerciale initiale en plus d'un coaching et d'un suivi individuel. De plus, un pack de prospection clé en main vous est offert.
La profession de secrétaire indépendante est-elle encadrée par une réglementation ?
La profession de secrétaire indépendante n'est pas encadrée par une réglementation particulière. Cependant, cela fait qu’elle est difficilement couverte par les compagnies d'assurance. En effet, elle n'entre pas dans un cadre bien défini. De plus, certaines secrétaires indépendantes exercent dans l'illégalité en endossant le rôle de comptable pour certains clients. Cela étant, il n'est pas aisé d'établir une responsabilité civile professionnelle.
Existe-t-il une différence entre secrétaire indépendante et secrétaire à domicile ?
Techniquement, il n’y a pas vraiment de différences entre les deux métiers. En effet, une secrétaire indépendante et une secrétaire à domicile ont toutes deux le statut de travailleur indépendant. Par conséquent, elles proposent leurs services administratifs aux chefs d’entreprises. De plus, elles ont la possibilité d'exercer en télétravail.
Néanmoins, à l’inverse d'une secrétaire à domicile, le ou la secrétaire indépendante peut au besoin se déplacer pour les locaux de l’employeur.