En quoi consiste la mission du secrétaire ?
Le ou la secrétaire (aujourd'hui encore, la plupart des postes de secrétaire sont occupés par des femmes) joue un rôle fondamental dans le fonctionnement d'un service, d'une entreprise, ou de toute autre structure administrative comme un cabinet d'avocats par exemple. De la réception des appels à la prise de rendez-vous en passant par l'organisation de l'agenda des responsables, la rédaction des courriers, ou le classement des dossiers, les missions de la secrétaire sont vitales pour le bon fonctionnement quotidien de la structure. Il lui est donc exigé une grande disponibilité ainsi qu'une grande réactivité afin de gérer efficacement les nombreuses sollicitations de ses interlocuteurs aussi bien internes qu'externes. Bien que l'évolution de la bureautique et de l'informatique allège grandement la tâche, un excellent sens relationnel ainsi qu'une bonne maîtrise de la langue française (aussi bien à l‘écrit qu'au parler) sont nécessaires pour exercer efficacement le métier de secrétaire.
En quoi consistent essentiellement ses activités ?
Les activités de la secrétaire varient en fonction de la structure où elle travaille. Les exigences peuvent varier selon qu'elle soit rattachée à un service ou à un individu. De façon générale, les activités de la secrétaire sont :
- L'accueil des visiteurs ainsi que la satisfaction de leurs demandes?;
- La réception, la rédaction et la transmission des courriels et des mails?;
- La gestion de l'agenda de son/ses responsable(s) ainsi que la préparation des voyages et déplacements?;
- L'organisation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions?;
- Le tri et l'organisation des documents et des dossiers.
Quelles sont les aptitudes et qualités requises pour le métier de secrétaire ?
L'exercice de la fonction de secrétaire requiert avant tout une grande polyvalence, et d'excellentes aptitudes administratives et organisationnelles. La secrétaire doit donc :
- Avoir une bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint), Internet…
- Avoir une bonne capacité de prise de notes?;
- Avoir une excellente maîtrise de la langue française aussi à l'écrit qu'à l'oral?;
- Avoir de bonnes capacités de rédaction?;
- Être en mesure de hiérarchiser et de classer des documents?;
- Être en mesure de communiquer le plus rapidement et le plus efficacement possible?;
- Disposer d'une bonne maîtrise de la langue anglaise (et peut-être même d'une troisième langue) dans le cas où elle évoluerait dans un environnement international.
En plus d'être organisée et minutieuse, la secrétaire doit être en mesure de gérer les priorités tout en répondant avec courtoisie aux requêtes de ses interlocuteurs. En raison de ses qualités humaines, de son sens de l'anticipation et de la faculté à gérer les relations et le stress en situation d'urgence, la secrétaire est une collaboratrice très prisée.
Devenir secrétaire : comment s'y prendre ?
Bien qu'on puisse y accéder avec un niveau BEP, les recruteurs privilégient davantage les profils se situant entre le bac pro et le DUT, voire même la licence, d'autant plus qu'ils offrent une plus grande facilité d'évolution :
• Un Bac pro Gestion administration?;
• Un Bac techno STMG?;
• Un BTS Assistant de gestion PME-PMI
• Un BTS Assistant de manager?;
• Un DUT Gestion administrative et commerciale (GACO)
• Un DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA)?
• Un DUT Carrières juridiques?;
• Une Licence Administration et gestion des entreprises.
Où exercer ?
Plusieurs structures ont recours aux services de secrétaires : PME, artisans, cabinets d'avocats, étude de notaires, grands groupes internationaux, administrations…
Quelles sont les perspectives d'évolution ?
Le métier de secrétaire offre des possibilités de spécialisations dans différents domaines (juridique, administratif, médical, technique, etc.). Avec quelques années d'expérience et le diplôme requis, il est possible d'accéder aux fonctions d'assistante de direction, et d'évoluer dans des structures de plus grande envergure.