Faisant partie intégrante du développement d’une entreprise, la gestion des appels est un maillon stratégique. C’est un dispositif attirant de plus en plus d’entreprises, souvent petites. Pourtant, certaines entreprises ne disposent pas des moyens pour internaliser un secrétariat. Focalisons-nous davantage sur ce secteur en pleine expansion.

Quel standardiste choisir en externalisation et embauche ?

Toute entreprise a besoin de mettre en place une réception des appels. Prenons le domaine médical comme un exemple. Souvent, vous verrez des prestataires décrocher à plusieurs appels simultanément et mettre certains patients en attente. Mais ce type d’organisation a certainement un impact négatif sur la relation commerciale qu’entretient l’entreprise.

Les appels de clients davantage exigeants se multiplient autant que les urgences, ce qui rend le métier de secrétaire plus complexe. Ce qui a poussé plusieurs prestataires à valoriser la qualité de service plus que la rentabilité. Le concept de « call center » est en pleine mutation puisque c’est un élément central pour l’image d’une entreprise. Formés en permanence, les
secrétaires externalisés sont de véritables concurrents pour les secrétaires indépendantes ou bien les assistantes au sein des structures.

Mais pourquoi externaliser son télésecrétariat ?

Quel que soit votre secteur d’activité, le rôle des secrétaires suit un même principe. Tout d’abord, il faut être réactif, mais également avoir des premiers contacts de qualité dans l’optique d’acquérir de nouveaux clients et les fidéliser. Pour renforcer l’image de la marque, il devient donc indispensable de proposer un accueil personnalisé et professionnel.

Le choix entre l’internalisation et l’externalisation du standard téléphonique peut être influencé par l’aspect financier. En effet, un salarié au SMIC (35H/semaine en 2019) coûte un total de 19 383€, charges incluses. Pourtant, les plateformes d’accueil téléphonique classiques sont plus abordables et personnalisables :

  • Bilingues.
  • Orientation des appels vers vos services.
  • Réponses plus ou moins avancées.
  • Gestion d’agenda.
  • Prise de rendez-vous…

Plusieurs correspondants pourront répondre simultanément aux appels, et un seul agent par appel (pas de mise en attente).
En optant pour un secrétariat à distance, vous faites le choix d’un service de qualité.

Les services de télésecrétariat pour TPE et PME

Les services de permanence téléphonique ont pris de nombreuses parts sur le marché.
Flexibles, simples à mettre en place et très abordables, ces services vous permettront de ne
plus rater un seul appel ! Vos clients auront un interlocuteur à tout moment, sans être mis en
attente ou sur une boîte vocale. Voici quelques offres disponibles sur le marché :

  • 72h de plage de réception d’appel (à vous de choisir une amplitude horaire entre 9het 20h de Lundi à Samedi).
  • Un compte rendu de chaque appel reçu.
  • Gestion de l’organigramme servant à transférer les données aux personnes souhaitées.

Une véritable concurrence les secrétaires que vous embaucherez afin qu’ils maintiennent une
haute qualité de service. C’est dédié aux entrepreneurs ainsi qu’aux petites entreprises
n’ayant pas besoin d’embaucher. S’activant sur internet, ce type de service se gère de façon
tout à fait autonome. Libérez ainsi du temps précieux et faites face à la surcharge de travail,
qu’elle soit durable ou bien ponctuelle.
Un standard externalisé autonome présente un avantage d’une importance capitale : il
propose des options personnalisables et simplifiés. Jusqu’à 0,99€ par appel sur les services
tel que Switchy.pro.

Permanence téléphonique : comment l’utiliser ?

Il existe diverses manières d’utiliser un service aussi flexible. En débordement d’appel par exemple, le prestataire souhaité pour uniquement accueillir les doubles appels. Mais avec des paramétrages un peu plus précis, ils pourront accueillir les appels sur des plages horaires bien précises.

Vous pourrez également choisir de ne recevoir les appels que de vos clients et en cas d’urgence seulement. Sans même remarquer qu’ils ne sont pas à l’accueil de votre entreprise, les prospects pourront interagir directement avec le secrétariat. Travaillez ainsi sans dérangement tout en ayant la possibilité de décrocher à tout moment. Accueillez les appels
quand il vous semble.

Adaptez le centre d’appel à votre entreprise

Le secrétariat téléphonique aura pour objectif principal de détendre le flux d’appels entrants, tout en accueillant les appels reçus. Le secrétariat téléphonique n’est plus utilisé que par le cabinet médical de la métropole française puisque les autoentrepreneurs ont la possibilité de faire des transferts d’appels de façon ponctuelle ou permanente en destination de secrétaires formées et spécialisées dans le domaine de l’accueil téléphonique.

Un seul appel manqué peut représenter un partenariat de raté… En 2019, c’est près d’un appel sur quatre qui n’est pas décroché par les entreprises. Traitez les urgences du quotidien avec des permanences téléphoniques sans le dérangement qu’engendrent les sonneries du téléphone.

Avec les comptes-rendus détaillés rédigés, prenez rendez-vous avec votre interlocuteur pour un appel au moment qui vous convient. Définissez la plage horaire durant laquelle votre centre d’appels téléphoniques traitera les appels reçus ainsi que les demandes spécifiques. Aucune charge sociale à entreprendre, un service personnalisé et une amplitude horaire qui
équivaut à celle de deux salariés simultanés.