Également nommée « secrétaire de direction » ou encore « assistance de manager », l’assistance de direction est le bras droit de la direction d’une organisation (entreprise, association ou administration publique). Sa mission ? Optimiser le travail du cadre ou dirigeant auquel elle est rattachée en améliorant la gestion des tâches quotidienne (prise de rendez-vous, suivi de dossiers).

Puisqu’une secrétaire de direction se doit de comprendre aisément le fonctionnement de la direction, de l’entreprise et du secteur de l’entreprise, disposer d’années d’expérience peut constituer un véritable atout. En cas de reconversion professionnelle, l’admission à ce poste peut être très facile. Certaines qualités demeurent toutefois indispensables.

secretaire de direction

 

Les responsabilités de cette fonction

 

Elles varient fortement selon la direction dans laquelle la secrétaire est impliquée. Elles incluent couramment les responsabilités suivantes :

 

  • Gestion de la communication en interne ou entre la direction et les entités extérieures : correspondances, envoi / rédaction de courriers ;
  • Gestion de l’emploi du temps de la direction : prise de rendez-vous / organisation de réunions ;
  • Reporting : rédaction de compte-rendus de réunions ;
  • Suivi et coordination de projets ;
  • Organisation d’événements.

 

Compétences & qualités d’une assistance de direction

 

Les responsabilités de cette fonction varient grandement, mais les compétences nécessaires sont clairement déterminées :

 

  • Une habilité rédactionnelle importante, incluant une orthographe impeccable ainsi que la capacité à rédiger des synthèses ;
  • Présentation / expression orale de qualité ;
  • Sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie ;
  • Capacité à faire des priorités concernant les informations ;
  • Avoir le sens du contact ainsi que celui du service ;
  • Avoir le sens de la communication ;
  • Être dynamique et discret à la fois ;
  • Savoir manier des logiciels courants de bureautique ;
  • Potentiellement maitriser les langues étrangères (anglais).

 

Formations pour accéder à ce poste

 

Aucun diplôme n’est requis pour pouvoir prétendre à un tel poste. Le recrutement est effectué en fonction de l’expérience du candidat : poste d’assistant / secteur de l’organisation. Quelques formations préparent à ce type de compétences :

 

  • Bac Pro Sciences des Techniques de gestion ;
  • DUT GEA ou GEC
  • BTS : Assistant de Direction, Assistant de Manager, Assistant de Gestion PME-PMI, Comptabilité et Gestion des Organisations ;
  • Licence générale en Droit, Ressources Humaines ou Langue Vivante ;
  • Enfin une licence professionnelle Mangement des Organisations / Administration Économique et Sociale.

De telles formations permettent de déboucher à un poste d’assistante de direction plus spécialisé.

 

Est-il un parcours professionnel type ?

 

Il est rare que la formation seule puisse déboucher à une embauche en tant qu’assistante de direction. Très largement occupé par des femmes, ce poste est généralement précédé par une expérience en secrétariat, ce qui permet à ces personnes d’apprendre la maitrise des outils principaux ainsi que la compréhension du fonctionnement de plusieurs services au sein d’une entreprise ainsi que ses besoins. Les responsabilités d’une assistance de direction sont très importantes, et un tel parcours peut s’avérer nécessaire pour avoir du succès à ce poste.

Certaines assistantes de direction débutent leur carrière à des postes très différents, que ce soit en comptabilité, RH ou bien dans le service juridique. En effet, cela atteste de leur savoir-faire, leur rigueur ainsi que leur expertise et représente donc un atout considérable menant à leur admission à ce poste.

Votre expérience professionnelle est donc un avantage considérable pour votre dossier de candidature au poste d’assistante de direction.