La (ou le secrétaire) – les postes demeurent, à ce jour, occupés principalement par la gent féminine – a une fonction primordiale au sein d'un service, d'une société, d'un organisme ou d'un cabinet comptable à titre d'illustration, pour assurer le bon fonctionnement de celui-ci. La personne affectée au secrétariat est polyvalente. Elle se charge d'accueillir les clients (ou visiteurs), de s'occuper du standard téléphonique, de gérer le planning de ses supérieurs, de donner les rendez-vous, de réaliser les courriers et de les expédier ou encore de classer les dossiers. L'ensemble des fonctions qu'elle occupe, demeurent capitales dans l'activité quotidienne d'un établissement. Par conséquent, elle doit se montrer opérationnelle et dynamique afin de satisfaire les différents besoins de ses interlocuteurs internes, mais également extérieurs à l'établissement. Bien que les instruments de bureautique et d'informatique évoluent et rendent plus aisée la gestion de ses missions, un excellent relationnel et une maîtrise absolue du français (à l'écrit ainsi qu'à l'oral), constituent des éléments capitaux pour occuper ce poste.
SES MISSIONS
En fonction de l'établissement dans lequel elle occupe ses fonctions et des services ou des personnes auxquelles elle peut être rattachée, ses missions diffèrent et elle doit faire face à des besoins multiples. Habituellement, la secrétaire se doit :
- d'accueillir les visiteurs et d'apporter des réponses à leurs sollicitations,
- de s'occuper du standard téléphonique,
- de réceptionner, de réaliser et de procéder à l'expédition des courriers et des courriels,
- de tenir l'agenda de son (ses) supérieur(s), d'organiser leurs déplacements,
- d'organiser les réunions, de transcrire les échanges et d'effectuer les synthèses,
- de classer et d'ordonner les documents et les dossiers.
SES APTITUDES ET SES CAPACITÉS
La profession de secrétaire requiert avant tout d'être polyvalent, mais également de maîtriser les tâches administratives et inhérentes à l'organisation. De ce fait, elle doit impérativement :
- appréhender et maîtriser les outils informatiques (logiciels de traitement de texte, tableurs, etc.) et Internet,
- être à l'aise avec la prise de notes,
- posséder un excellent niveau en français aussi bien à l'écrit qu'à l'oral,
- avoir de bonnes capacités de rédaction,
- savoir trier et classifier des documents ainsi que des dossiers,
- être habile à communiquer rapidement et de manière efficiente,
- savoir parler anglais (voire être trilingue) dans le cadre d'un contexte international.
Ordonnée et méticuleuse, la secrétaire à la capacité d'apporter une réponse aux sollicitations urgentes et fait preuve d'une grande amabilité lorsqu'elle traite les requêtes de ses interlocuteurs. Elle fait preuve d'humanité, de discrétion, d'anticipation et gère les relations et la pression quelles que soient les conditions, ce qui en fait une assistante considérablement demandée.
QUELS SONT LES PARCOURS QUI PERMETTENT D'ACCÉDER A LA PROFESSION DE SECRÉTAIRE ?
Bien qu'un niveau 3 (CAP, BEP), octroie la possibilité d'exercer la profession de secrétaire, les qualifications exigées par les recruteurs se trouvent plus actuellement entre le niveau bac pro et le DUT et dans certains cas, le niveau licence est requis, celles-ci permettent une progression plus rapide :
- Bac pro Gestion administration,
- Bac STMG,
- BTS Assistant de manager,
- BTS Assistant de gestion PME-PMI,
- DUT Carrières juridiques,
- DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA),
- DUT Gestion administrative et commerciale (GACO),
- Licence Administration et gestion des entreprises (AGE).
AU SEIN DE QUELS ÉTABLISSEMENTS ?
La profession de secrétaire s'exerce au sein de nombreux établissements : PME, artisans, maisons de santé, cabinets comptables, multinationales, associations, etc.