Le secrétariat à domicile vous intéresse ? En plus de cela, vous souhaitez l’exercer à domicile ? Entre suivi de dossiers, rédaction de compte-rendu et accueils téléphoniques, votre rôle est d’une grande utilité pour les entreprises. Dans cet article, nous parlerons des missions, formations requises ainsi que des astuces afin de trouver des clients.
Deux types de public…
Vous aurez le choix entre travailler pour :
- Des entreprises, des associations ainsi que d’autres organismes dans le but de les soutenir de façon quotidienne dans leur gestion administrative ;
- Des particuliers. Par exemple, vous pourrez aider les personnes âgées dans leurs tâches administratives courantes (gestion du budget, courriers, paiement des factures…).
Dans ce dernier cas, vous serez considéré comme « prestataire de service à la personne ». Vos clients bénéficieront ainsi d’une réduction d’impôt à hauteur de 50%.
L’appellation « télésecrétariat » n’est pas anodine. En effet, vous pourrez exercer votre fonction à distance. Il serait rare de devoir se déplacer dans les locaux des clients dans des missions ponctuelles de remplacement. Ne tombez néanmoins pas dans la case « salariat déguisé ».
Dans le cas où vos clients sont des particuliers, il sera nécessaire de vous rendre à leur domicile dans le but de faire un point concernant leur situation ainsi que leurs besoins.
Les missions d’un secrétaire à domicile…
Dans le cas où vous opérez avec une clientèle dite « professionnelle », alors vos missions seront dans le cadre d’une assistance administrative et commerciale :
- Élaboration de devis / factures ;
- Rédaction / relance de courriers ;
- Relations fournisseurs ;
- Suivi de dossiers ;
- Permanence téléphonique ;
- Saisie comptable simple…
De même, il sera requis de gérer l’agenda de l’entreprise : inscription aux événements, réservation des déplacements… L’ensemble des informations devra être transmis aux interlocuteurs.
Les TPE / PME disposent généralement d’un budget serré, vous demandant ainsi des prestations plus spécifiques : suivi de chantier, réponse à des appels d’offre, création de documents de communication… Ces prestations nécessiteront ainsi des compétences supplémentaires.
Concernant le matériel…
Pas besoin d’un grand capital d’investissement… Cependant des outils indispensables sont à acquérir :
- Ordinateur performant ;
- Connexion haut débit ;
- Licences burautique classiques ;
- Logiciels spécifiques si besoin (création / retouche de documents) ;
- Matériel de standardiste : micro, casque anti-bruit ;
- Fauteuil confortable et ergonomique…
L’idéal sera d’aménager un espace bureautique : endroit calme et séparé du reste du domicile.
Formations nécessaires … ?
La fonction de « secrétaire à domicile » est une activité non réglementée, ce qui ne vous impose donc aucune certification pour l’exercer. Ainsi, toute personne souhaitant s’y lancer pourra occuper une telle fonction.
Cependant, disposer d’une qualification en secrétariat / gestion sera un grand plus pour votre crédibilité.
Quelques exemples de formations en secrétariat :
- BAC pro gestion – administration ;
- BTS gestion PME / BTS support à l’action managériale ;
- DUT GEA ;
- BEP métiers des services administratifs.
Compétences et qualités nécessaires…
Cette fonction implique une polyvalence assez importante puisque vous serez amené à travailler sur des missions très différentes pour des clients également variés.
Voici une courte liste de compétences / qualités favorables pour exercer cette fonction :
- Organisation / flexibilité : vous serez souvent appelé (e) dans l’urgence !
- Grande conscience professionnelle : les données traitées sont confidentielles !
- Maitrise d’une ou plusieurs langues ;
- Connaissance du vocabulaire du secteur d’activité ;
- Excellente élocution.
Bien évidemment, il sera nécessaire de savoir manier des outils bureautiques et informatiques : traitement de texte, internet, mise en page…
Comment développer sa clientèle ?
- Définir son offre de façon claire
Cela fait partie des nouveaux métiers digitaux en plein essor. Il faut ainsi bien réfléchir à votre offre commerciale :
- La prestation offerte ;
- Les bénéfices pour l’entreprise ;
- Les aspects que vous pourriez renforcer ;
- Vos disponibilités ;
- Pourriez-vous travailler dans des locaux ?
- Vos tarifs : horaires, à la tâche ou forfait ?
- Être différent de la concurrence
Vous purrez vous spécialiser dans un domaine spécifique en fonction de vos expériences passées : BTP, justice ou médical. Toute connaissance poussée du vocabulaire de votre domaine sera un grand atout dans le but de convaincre les futurs clients. Une des compétences à favoriser est la maitrise de plusieurs langues.
Vous pourrez ainsi imposer des tarifs plus élevés.
- Trouver de nouveaux clients
Plusieurs méthodes de communication sont disponibles. Les outils digitaux sont à favoriser :
- Collectez les coordonnées de vos prospects (TPE/PME, associations, professions libérales…) et envoyez-leur un mail détaillant vos services, tarifs…
- Créez un site vitrine de plusieurs pages dans le but de parler de votre offre en y insérant les recommandations des clients ;
- Publicité Google / Facebook ;
- Profitez de l’essor des plateformes de mise en relation !
De même, toute formes de réseautage sera nécessaire : famille, ex-employeurs, amis… Rapprochez-vous d’autres secrétaires indépendants et tentez de tisser des liens : ils représenteront des recommandations fortes et joueront ainsi un rôle important dans la soumission de votre dossier !