Mission : Assistant (e) administratif (ve)

IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste : Assistant (e) administratif (ve) ;
Nature du poste : indépendant ou auto-entrepreneur ;
Temps de travail : 15 heures hebdomadaire ;
Localisation : Lyon.
PRESENTATION DE L’ASSOCIATION

L’ACEF Auvergne Rhône Alpes (ACEF AURA) - Association régie par la Loi du 1er juillet 1901 - domiciliée 4, Boulevard Eugène Deruelle 69003 LYON, représentée par son président, Monsieur Éric SALAGNAC.
L’ACEF AURA a pour objet de :
Promouvoir les valeurs fondamentales du mouvement ACEF à savoir : la solidarité, le bénévolat, la performance et la fidélité entre les membres la constituant ;
Organiser, rechercher et faire connaître à ses membres toute action de nature à faciliter leur développement ;
Assurer à l’échelon régional l’expression collective de ses membres tout en préservant les actions locales au plus profond des territoires ;
Favoriser les échanges entre ses membres dans un souci de coordination, d’harmonisation, de mutualisation, de promotion, de développement et de cohérence.

DESCRIPTION ET MISSIONS DU POSTE

L’ACEF AURA confie à l’assistant (e) l’organisation, le suivi et la gestion des réunions de l’ACEF AURA : bureaux, conseils d’administration, commissions, assemblées générales, séminaires, réunions décentralisées ainsi que l’aide à la gestion du site internet, des réseaux sociaux et le suivi des actions partenariales. Il (elle) est force de proposition et contribue à la réalisation de supports de communication (papier, vidéo, photos ; etc.). Il (elle) intervient en appui opérationnel et ne se substitue pas aux fonctions décisionnelles des élus, qui demeurent seuls responsables des orientations stratégiques et des décisions engageant l’association. Plus précisément, les éléments suivants relèvent de son activité :
Administratif :
 Prise de note, rédaction de comptes rendus sous forme de relevé de décisions ;
 Préparation, réunions, ordre du jour, délibérations, supports (power-point...) ;
 Gestion des calendriers, saisie des courriers et documents administratifs, classement, archivage, courriels ;
 Accompagnement des prestataires et conseils.
Technique :
 Tableaux de bord ;
 Agenda.
Gestion :
Tableaux de bord ;
 Suivi des décisions de bureau, délibérations de conseil d’administration et résolutions d’assemblée générale ;
 Gestion des demandes internes, gestion comptable, devis, réalisation et suivi des engagements comptables et bons de commandes ;
 Vérification imputations comptables ; o Mise en œuvre et suivi des partenariats.

Les missions énumérées au présent article constituent une liste indicative des domaines d’intervention susceptibles d’être confiés à l’assistant (e).
Le télétravail est privilégié. La présence physique est exigée pour les réunions où les membres du CA sont présents physiquement, généralement sur Lyon. Beaucoup de réunions se font en distanciel.
COMPETENCES REQUISES

Connaissances et pratiques

 Utilisation d’outils collaboratifs (planning et dossiers partagés, …)
 Outils bureautiques, Pack office, Canva ;
 Qualités rédactionnelles ;
 Saisies de documents numériques, gestion administrative du courrier ;
 Maitrise de la comptabilité associative.

Le savoir être :

 Sensibilisation à la déontologie et la confidentialité ;
 Rigoureux (se) et à l’écoute ;
 Esprit de synthèse et d’organisation