Assistante administrative indépendante à Rignac (12390)

Gestion Administrative Quotidienne et Secrétariat
C'est le cœur du métier. L'objectif est de décharger le chef d'entreprise des formalités courantes.

Gestion du courrier et des e-mails : Tri, rédaction des réponses, archivage et traitement des urgences.

Accueil téléphonique et prise de messages : Permanence téléphonique, orientation des interlocuteurs et prise de rendez-vous.

Gestion d'agenda : Planification des réunions, des déplacements et des rendez-vous clients/fournisseurs.

Organisation et archivage : Classement numérique (GED) ou physique des documents, numérisation, et création d'arborescences claires pour retrouver facilement l'information.

Rédaction de documents : Saisie de comptes-rendus de réunion, rapports, notes de service, courriers officiels ou relecture/correction de documents existants.

Pré-comptabilité et Gestion Commerciale
L'assistante indépendante ne remplace pas l'expert-comptable, mais elle prépare tout son travail en amont et assure le suivi financier de premier niveau.

Gestion des ventes (Cycle Client) :
Création et envoi des devis et des factures.
Suivi des règlements et relance des impayés (amiable).

Gestion des achats (Cycle Fournisseur) :
Suivi des commandes, vérification des factures d'achat et préparation des paiements.
Rapprochement bancaire : Vérification de la concordance entre les flux bancaires et les pièces justificatives.

Préparation des éléments comptables : Centralisation des factures, des notes de frais et transmission des variables au cabinet comptable.

Support à la Communication et au Digital
De plus en plus d'assistantes proposent un volet digital pour aider les entreprises à maintenir leur visibilité.

Communication numérique : Mise à jour du site internet (via WordPress par exemple), publication de contenus sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Instagram, Facebook).

Création visuelle simple : Conception de supports de communication basiques (cartes de visite, flyers, bannières, newsletters) via des outils comme Canva.

Publipostage et Emailing : Conception, ciblage et envoi de campagnes d'information ou de prospection par e-mail.

Gestion des Ressources Humaines (RH)
Assistance sur le suivi administratif du personnel (souvent pour les structures ayant quelques salariés).

Administration du personnel : Préparation des éléments pour l'intégration d'un salarié (DPAE, mutuelle, médecine du travail).

Suivi des éléments de paie : Collecte des notes de frais, suivi des absences, des congés payés et transmission des variables de paie.

Gestion spécifique : Secrétariat d'association, préparation des Assemblées Générales, tenue du registre des délibérations, gestion des adhésions.

Organisation d'événements : Logistique pour des séminaires, des salons professionnels ou des journées thématiques (réservation de salles, traiteurs, invitations).