Mission : Administrateur de ventes aux enchères

Aguttes est la 4e maison de ventes aux enchères en France. Sans actionnariat extérieur, elle jouit également de sa position de première société indépendante. Fondée à Clermont-Ferrand en 1974 par Claude Aguttes et maintenant dirigée avec deux de ses filles – Philippine Dupré la Tour et Charlotte Aguttes-Reynier, elle est composée aujourd’hui d’une équipe de 60 personnes qui constitue sa qualité première.
Avec une salle des ventes internationale située dans l’ouest Parisien et des bureaux de représentation à Bruxelles, Lyon et Aix-en-Provence, la maison se distingue par son service personnalisé et sa réactivité. Ses experts en interne permettent la valorisation et la vente de grandes collections françaises, de tableaux, d’objets, de bijoux et d’automobiles exceptionnels. Avec sa force de frappe en communication et ses acheteurs à 70% internationaux, elle atteint régulièrement des records mondiaux.
En 2018, la maison dépassait la barre symbolique des 50M€ d’adjudication, résultat jamais atteint par une maison de vente indépendante en France (il y en a plus de 400). En 2019, elle totalise 66M€ continue en 2020 à se distancer des autres maisons parisiennes, et en 2021 dépasse 77.5M d’€. Cette croissance s’articule autour des valeurs inchangées de transparence dans l’intermédiation, de discrétion, de rigueur et d’audace. Au service de ses vendeurs avant tout, Aguttes se positionne à présent comme l’alternative française aux leaders du marché de l’art international.
Au sein de l’étude AGUTTES l’administrateur a pour missions principales, en lien avec le responsable du département :

Avant-vente :

• Accueil des clients
• Standard téléphonique : prise de messages ou de RDVs pour le responsable du département
• Prise de notes, mise en forme/rédaction et envoi de courriers divers, d’inventaires
• Suivi des relances et des dossiers de vente en lien avec le responsable (préparation contrats, suivi des signatures, constitution des dossiers informatique clients, des documents de règlementation divers, documents douaniers…)
• Mise à jour des informations dans le logiciel informatique interne
• Relecture de textes, suivi des traductions
• Organisation des transports et demandes de devis ou en faisant appel aux ressources en interne
• Gestion du stock informatique
• Pointage, suivi et archivage des factures fournisseurs
• Si exposition ou vente hors les murs, coordonner la réservation du lieu et commander le matériel nécessaire. Organisation des transports.
• Support et tâches administratives diverses

Exposition et vente :

• Gestion de photographies numériques et de dossiers liés
• Intégration des informations (détails photos, rapports de conditions…) dans le logiciel informatique interne
• Tenue du PV informatique pendant les ventes
• Contrôle de la gestion du stock, tenue informatique, pointages.

Après-vente:

• Générer les courriers de résultats dès le lendemain matin et faire le lien entre le responsable du département et les clients
• Gestion du rangement des lots dans le stock (vendus/ invendus) + mise à jour informatique
• Suivi administratif des délivrances lots vendus /invendus
• Finaliser les dossiers administratifs (cerfa 2092, déclaration l’ADAGP, certificats DMF…)
• Gestion des demandes de transport pour les acheteurs
• Préparer les décomptes clients. Suivre leur bonne mise en paiement

En complément des tâches administratives classiques :
• Participation au développement du département
• Prise d’initiative pour être toujours plus efficace

Profils recherchés :

- Qualités organisationnelles et rigueur
- Formation assistant de manager ou équivalent (Connaissances administrative, juridique et gestion)
- Maîtrise d’Excel
- Maîtrise orale et écrite de l’anglais
- Sens du service client
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Excellente présentation et aisance relationnelle
- Sensibilité pour l’art
- Respect strict des règles de confidentialité

Merci d’envoyer votre candidature par mail avec :

- Votre possible date de démarrage
- Vos motivations en trois points
- Votre CV